E-Rechnungen empfangen und archivieren: Das müssen kleine Unternehmen seit 2025 können
Die meisten Ratgeber zur E-Rechnung drehen sich ums Schreiben von Rechnungen. Die Pflicht, die seit dem 1. Januar 2025 wirklich jeden trifft – vom Freiberufler bis zum Kleinunternehmer – ist aber eine andere: Empfangen, lesen und aufbewahren.
Was genau ist Pflicht?
- Empfangen können: Ein E-Mail-Postfach genügt formal. Lieferanten dürfen Ihnen seit 2025 ohne Ihre Zustimmung XRechnungen schicken – Sie können den Empfang nicht ablehnen.
- Lesen und verarbeiten: Sie müssen den Inhalt zur Kenntnis nehmen können – Beträge prüfen, Zahlung anweisen, Vorsteuer korrekt ziehen. Bei einer reinen XML-Datei brauchen Sie dafür ein Anzeigewerkzeug wie den Dr.-Zahl-Prüfer.
- Archivieren: Die E-Rechnung ist im Originalformat (das XML!) unveränderbar aufzubewahren – 8 Jahre lang, GoBD-konform. Ein Ausdruck oder ein abgespeichertes PDF-Bild ersetzt das Original nicht.
Die häufigsten Fehler
- Die XML-Datei wird gelöscht und nur der Papierausdruck abgeheftet – das Original fehlt im Archiv.
- Bei ZUGFeRD wird nur das PDF-Bild geprüft, obwohl buchhalterisch das eingebettete XML maßgeblich ist – Abweichungen bleiben unbemerkt.
- E-Rechnungen liegen verstreut im Mail-Postfach; bei einer Betriebsprüfung sind sie nicht systematisch auffindbar.
Wie löse ich das ohne teure Software?
Für den Anfang reicht Disziplin: ein eigener Mail-Ordner oder ein Ablageordner für E-Rechnungen, die XML-Originale unverändert aufbewahren, und ein Viewer zum Lesen und Prüfen. Genau dafür ist Dr. Zahl gedacht – kostenlos, ohne Upload, ohne Registrierung.
Neu (Beta): Das Dr. Zahl Postfach gibt Ihnen eine eigene Empfangsadresse für Ihre E-Rechnungen: Weitergeleitete Rechnungen werden im Original gespeichert, automatisch geprüft und zum Abruf bereitgehalten – eine solide Grundlage für Ihre geordnete Aufbewahrung. Oder prüfen Sie einzelne Rechnungen weiterhin kostenlos und ohne Anmeldung im Browser.
Hinweis: Diese Seite erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.