Die E-Rechnungspflicht: Fristen 2025–2028 im Überblick

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die elektronische Rechnung im inländischen B2B-Geschäft verpflichtend – gestaffelt über mehrere Jahre. Hier die Fristen, wie sie seit 2025 gelten.

Seit 1. Januar 2025: Empfangen können ist Pflicht – für alle

Jedes Unternehmen in Deutschland muss seit 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) zu empfangen und ordnungsgemäß aufzubewahren. Das gilt ausdrücklich auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG, Freiberufler und Vermieter – auch bei ausschließlich umsatzsteuerfreier Vermietung. Eine Zustimmung ist nicht mehr nötig: Schickt ein Lieferant eine XRechnung per E-Mail, gilt sie als zugestellt – Sie müssen sie lesen und revisionssicher archivieren können (GoBD, 8 Jahre Aufbewahrung für Rechnungen).

Ab 1. Januar 2027: Ausstellungspflicht über 800.000 € Vorjahresumsatz

Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr müssen ihre inländischen B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. Papier- und einfache PDF-Rechnungen sind dann in diesem Segment nicht mehr zulässig.

Ab 1. Januar 2028: Ausstellungspflicht für alle – mit einer Ausnahme

Ab 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze. Kleinunternehmer sind dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit (§ 34a UStDV) – nicht aber von der Empfangspflicht: Auch wer selbst keine E-Rechnungen schreiben muss, bekommt sie von Lieferanten und muss sie verarbeiten und archivieren können.

Was gilt überhaupt als E-Rechnung?

Strukturierte Formate nach EN 16931 – in Deutschland vor allem die XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD/Factur-X ab Version 2.0.1 mit Profil Basic oder höher (die Profile Minimum und Basic-WL genügen nicht). Auch andere EN-16931-konforme oder zwischen den Parteien vereinbarte interoperable Formate (z. B. Peppol BIS, EDI-Verfahren) sind zulässig. Ein einfaches PDF, ein Scan oder eine Papierrechnung sind seit 2025 „sonstige Rechnungen“ – im B2B-Pflichtbereich genügen sie nicht.

Ausnahmen

Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV)
Fahrausweise (§ 34 UStDV)
Leistungen an Endverbraucher (B2C)
Viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG

Praxis-Tipp: Der häufigste Stolperstein ist nicht das Ausstellen, sondern der Empfang – eine XML-Datei, die niemand im Betrieb lesen kann. Testen Sie es einfach: Öffnen Sie eine erhaltene E-Rechnung im kostenlosen Dr.-Zahl-Prüfer.

E-Rechnung öffnen & prüfen

Vertiefung: E-Rechnungen empfangen und GoBD-konform archivieren · XRechnung öffnen · ZUGFeRD öffnen

Hinweis: Diese Seite erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.