ZUGFeRD-Rechnung öffnen: Das XML zählt, nicht das PDF

Eine ZUGFeRD-Rechnung (bzw. Factur-X) sieht aus wie eine normale PDF-Rechnung – in der Datei steckt aber zusätzlich ein maschinenlesbares XML mit allen Rechnungsdaten. Das Tückische: Rechtlich und buchhalterisch maßgeblich ist der strukturierte XML-Teil, nicht das PDF-Bild. Weichen die beiden voneinander ab, bucht Ihre Software womöglich andere Zahlen, als Sie auf dem Papier sehen.

Deshalb lohnt der Blick ins XML: Ziehen Sie die ZUGFeRD-PDF in den Dr.-Zahl-Prüfer. Er extrahiert das eingebettete XML, zeigt den Inhalt als lesbare Rechnung an und prüft Pflichtfelder und Rechenwege.

ZUGFeRD-PDF jetzt prüfen

Woran erkenne ich eine ZUGFeRD-Rechnung?

Von außen oft gar nicht – es ist eine gewöhnliche PDF-Datei. Hinweise sind ein Vermerk auf der Rechnung („ZUGFeRD“, „Factur-X“, „hybride Rechnung“) oder eine Dateianlage namens factur-x.xml bzw. zugferd-invoice.xml im PDF. Der sichere Weg: die Datei in den Prüfer ziehen – Dr. Zahl meldet, ob ein XML eingebettet ist und welches Profil (Minimum, Basic, EN 16931/Comfort, Extended) vorliegt.

PDF ohne XML: keine E-Rechnung

Seit dem 1. Januar 2025 gilt: Ein reines PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG mehr. Nur strukturierte Formate – etwa die XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 mit Profil Basic oder höher (Minimum und Basic-WL genügen nicht) – erfüllen die Anforderungen. Erhalten Sie von einem Lieferanten weiterhin einfache PDFs, obwohl dieser zur E-Rechnung verpflichtet ist, kann das später den Vorsteuerabzug gefährden. Auch das erkennt der Prüfer: Eine PDF ohne eingebettetes XML wird klar als solche gemeldet.

Und die Vertraulichkeit?

Dr. Zahl verarbeitet die PDF vollständig lokal in Ihrem Browser – kein Upload, keine Speicherung. Das eingebettete XML wird direkt auf Ihrem Gerät extrahiert und angezeigt.