Fehler in E-Rechnungen: Die häufigsten Mängel – und wie Sie sie erkennen

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – doch was im Postfach ankommt, ist längst nicht immer korrekt. Fehlende Pflichtangaben, Summen, die nicht aufgehen, oder ein PDF, das nur wie eine E-Rechnung aussieht: Solche Mängel kosten im besten Fall Zeit und gefährden im schlimmsten Fall den Vorsteuerabzug. Diese Seite zeigt die Fehler, die in der Praxis am häufigsten auftreten. Einen Überblick über die gesetzlichen Fristen gibt der Beitrag zur E-Rechnungspflicht.

Die sechs häufigsten Fehler

1. Fehlende Pflichtangaben nach § 14 UStG. Fortlaufende Rechnungsnummer, Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers, Leistungszeitpunkt oder -zeitraum, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt – fehlt eine dieser Angaben, ist die Rechnung formal unvollständig. Nur Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV) genießen Erleichterungen. Der Dr.-Zahl-Prüfer zeigt alle Pflichtfelder strukturiert an und macht Lücken sofort sichtbar.
2. Die Summen gehen nicht auf. Positionsbeträge, Nettosumme, Umsatzsteuer je Steuersatz und Bruttobetrag müssen exakt zusammenpassen – die europäische Norm EN 16931 definiert dafür feste Rechenregeln. Rundungsdifferenzen und nachträglich von Hand geänderte Beträge sind ein Klassiker. Der Prüfer rechnet jede Rechnung vollständig nach.
3. Falsche oder fehlende Leitweg-ID bei Behördenrechnungen. Rechnungen an öffentliche Auftraggeber müssen den Empfänger über die Leitweg-ID adressieren – für Bundesbehörden schreibt das § 5 der E-Rechnungsverordnung vor. Fehlt sie oder ist sie falsch, weisen die Rechnungsportale des Bundes die Rechnung zurück. Der Prüfer zeigt das entsprechende Feld direkt an, sodass Sie es vor dem Einreichen kontrollieren können.
4. Das PDF ist gar keine E-Rechnung. Ein einfaches PDF ohne eingebettetes XML gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung, sondern nur noch als „sonstige Rechnung“. Auch ZUGFeRD genügt erst ab Version 2.0.1 mit Profil Basic oder höher – die Profile Minimum und Basic-WL reichen nicht aus. In der Übergangszeit dürfen viele Aussteller solche Rechnungen zwar noch verschicken, als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes zählen sie aber nicht. Der Prüfer erkennt beim Öffnen sofort, ob ein XML eingebettet ist und welches Format und Profil vorliegt.
5. PDF-Bild und XML weichen voneinander ab. Bei ZUGFeRD-Rechnungen ist das eingebettete XML der rechtlich maßgebliche Teil – nicht das PDF-Bild. Steht im Bild ein anderer Betrag als im XML, verarbeitet Ihre Buchhaltungssoftware einen Wert, den Sie nie gesehen haben. Der Prüfer macht den XML-Inhalt lesbar, sodass solche Abweichungen auffallen – mehr dazu unter ZUGFeRD öffnen.
6. Fehlender Hinweis auf die Steuerbefreiung. Wird ein steuerfreier Umsatz abgerechnet, muss die Rechnung auf die Steuerbefreiung hinweisen (§ 14 Abs. 4 UStG). Auch die Prüfregeln der EN 16931 verlangen bei steuerfreien Positionen eine Begründung – der Prüfer schlägt an, wenn sie fehlt.

Welche Folgen haben fehlerhafte E-Rechnungen?

Der wichtigste Punkt ist der Vorsteuerabzug: § 15 UStG setzt eine ordnungsgemäß nach den §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung voraus. Fehlen Pflichtangaben, ist der Vorsteuerabzug gefährdet – nicht zwingend endgültig verloren, denn der Aussteller kann die Rechnung berichtigen, unter Umständen sogar mit Rückwirkung. Wer den Mangel aber erst Jahre später in der Betriebsprüfung bemerkt, muss die Berichtigung dann noch beim Aussteller durchsetzen. Je früher ein Fehler auffällt, desto einfacher ist die Korrektur.

Dazu kommen die praktischen Folgen: Fehlerhafte Rechnungen bleiben in Freigabeprozessen hängen und werden später bezahlt – Mehrarbeit für den Empfänger, Liquiditätslücke für den Aussteller. Und im Geschäft mit Behörden scheitert eine formal ungültige XRechnung bereits an der Annahme durch das Rechnungsportal.

In Sekunden prüfen statt hoffen

Alle genannten Punkte lassen sich vor der Buchung kontrollieren. Der Dr.-Zahl-Prüfer läuft vollständig im Browser: Datei auswählen, Ergebnis lesen – ohne Upload auf einen Server, ohne Registrierung. Wie Sie die Dateien überhaupt lesbar machen, erklärt die Anleitung XRechnung öffnen; was mit empfangenen Rechnungen danach zu tun ist, steht unter E-Rechnungen empfangen und archivieren.

Hinweis: Diese Seite erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.