E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was wirklich gilt – und was nicht

Kaum ein Thema sorgt bei Kleinunternehmern für so viel Verwirrung wie die E-Rechnungspflicht. Die kurze Antwort: Ausstellen müssen Sie E-Rechnungen dauerhaft nicht – empfangen und aufbewahren dagegen schon, und zwar bereits seit dem 1. Januar 2025.

Die Rechtslage im Überblick

• Ausstellen: dauerhaft befreit. Nach § 34a UStDV dürfen Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG ihre Rechnungen immer als „sonstige Rechnung“ übermitteln – also weiterhin auf Papier oder als einfaches PDF. Diese Befreiung ist nicht befristet und gilt auch über 2028 hinaus.
• Empfangen und archivieren: Pflicht seit 2025. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen und aufbewahren können – ausdrücklich auch Kleinunternehmer und Vermieter, selbst bei ausschließlich steuerfreier Vermietung.
• Die Stufen 2027 und 2028 betreffen die Ausstellerseite. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 grundsätzlich alle inländischen B2B-Unternehmen. Für Kleinunternehmer ändert sich dadurch nichts – die Befreiung nach § 34a UStDV bleibt bestehen. Den vollständigen Zeitplan finden Sie unter E-Rechnungspflicht.

Kleinunternehmer sind Sie nach § 19 UStG, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Diese Grenzen gelten seit 2025; die Umsätze sind seither steuerfrei gestellt.

Die erste XML-Rechnung ist da – was nun?

Das typische Szenario: Ein Lieferant, der Telefonanbieter oder der Hoster schickt statt des gewohnten PDFs plötzlich eine Datei wie rechnung.xml – eine XRechnung – oder ein PDF mit eingebettetem XML (ZUGFeRD). Ablehnen können Sie das nicht: Seit 2025 ist Ihre Zustimmung zum elektronischen Versand nicht mehr erforderlich.

• Nicht löschen. Die XML-Datei ist das steuerlich maßgebliche Original und gehört unverändert ins Archiv.
• Lesbar machen. Eine XRechnung ist nicht zum Lesen mit bloßem Auge gedacht. Wie Sie die Datei öffnen, zeigen die Anleitungen XRechnung öffnen und ZUGFeRD öffnen.
• Das XML prüfen, nicht das PDF-Bild. Bei ZUGFeRD ist das eingebettete XML der rechtlich maßgebliche Teil. Weichen Bild und Daten voneinander ab, zählt das XML – prüfen Sie deshalb die Daten, nicht nur die Optik.

Aufbewahrung: 8 Jahre im Originalformat

Rechnungen sind 8 Jahre aufzubewahren – und zwar im Originalformat. Bei einer E-Rechnung heißt das: die XML-Datei selbst. Ein Ausdruck oder ein abgespeichertes PDF-Bild ersetzt das Original nicht. Für die GoBD-konforme Ablage genügt zu Beginn eine nachvollziehbare, unveränderbare Ordnerstruktur; dokumentieren Sie kurz, wie Sie mit eingehenden Rechnungen umgehen (Verfahrensdokumentation).

Häufige Irrtümer

• „Betrifft mich nicht, ich bin Kleinunternehmer.“ Falsch – die Empfangs- und Aufbewahrungspflicht gilt seit 2025 für alle Unternehmen, unabhängig von Umsatz und Rechtsform.
• „Ab 2028 muss auch ich E-Rechnungen schreiben.“ Nein. Die Befreiung nach § 34a UStDV ist dauerhaft. Freiwillig ausstellen dürfen Sie E-Rechnungen selbstverständlich trotzdem.
• „Kleine Beträge sind ganz ausgenommen.“ Nur zum Teil richtig: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV) dürfen weiterhin ohne E-Rechnung gestellt werden. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen trotzdem.
• „Jedes ZUGFeRD-PDF ist eine E-Rechnung.“ Nicht jedes: ZUGFeRD erfüllt die Anforderungen erst ab Version 2.0.1 mit Profil Basic oder höher. Die Profile Minimum und Basic-WL genügen nicht.

Checkliste für den Start

• Einen eigenen Mail-Ordner „E-Rechnungen“ anlegen, damit nichts im Posteingang untergeht.
• Die XML-Originale zusätzlich in einem festen Ablageordner speichern – unverändert.
• Jede eingehende E-Rechnung vor der Zahlung mit einem Viewer wie dem Dr.-Zahl-Prüfer lesen und auf Beträge, Empfänger und Bankverbindung prüfen.
• Dem Steuerberater die XML-Originale übergeben, nicht nur Ausdrucke oder Screenshots.

Hinweis: Diese Seite erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.