E-Rechnungen GoBD-konform archivieren: Was wirklich verlangt wird

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen und aufbewahren können – vom Freiberufler bis zum Kleinunternehmer. Mit der E-Rechnungspflicht wächst der Bestand an XML-Rechnungen stetig. Die meisten Unsicherheiten betreffen dabei nicht den Empfang, sondern die Archivierung: Was verlangen die GoBD konkret, und was davon lässt sich ohne teure Software erfüllen?

Die vier Kernanforderungen der GoBD

• Unveränderbar: Die Rechnungsdatei darf nach dem Eingang nicht mehr unbemerkt verändert werden können; nachträgliche Änderungen müssen erkennbar bleiben.
• Im Originalformat: Eingehende Belege sind in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden – bei einer XRechnung also die XML-Datei selbst.
• Maschinell auswertbar: Das Finanzamt darf bei einer Prüfung auf die strukturierten Daten zugreifen. Eine Umwandlung, die die Auswertbarkeit einschränkt, ist unzulässig.
• 8 Jahre auffindbar: Rechnungen sind seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV acht Jahre aufzubewahren – geordnet, sodass sie in angemessener Zeit vorgelegt werden können.

Mit Schreiben vom 14. Juli 2025 hat das Bundesfinanzministerium die GoBD an die E-Rechnungspflicht angepasst und dabei eine praktische Erleichterung klargestellt: Bei E-Rechnungen genügt es, den strukturierten Teil aufzubewahren. Der menschenlesbare Teil einer hybriden Rechnung – etwa der PDF-Teil einer ZUGFeRD-Datei – muss nur dann zusätzlich archiviert werden, wenn er steuerlich relevante Zusatzinformationen enthält, zum Beispiel Buchungsvermerke.

Warum Ausdrucken oder „nur als PDF speichern“ nicht genügt

Bei XRechnung und ZUGFeRD ist das XML der rechtlich maßgebliche Teil der Rechnung – nicht das, was auf Bildschirm oder Papier zu sehen ist. Ein Ausdruck ist deshalb nur eine Kopie: Wer eine XRechnung ausdruckt und die XML-Datei löscht, hat das Original vernichtet. Dasselbe gilt für Formatumwandlungen, bei denen der strukturierte Datenteil verloren geht – die GoBD nennen ausdrücklich das Beispiel einer Umwandlung in ein Bildformat. Ein zusätzlich abgelegtes PDF fürs eigene Auge ist erlaubt; das XML ersetzen kann es nicht.

Verfahrensdokumentation: Selbstauskunft statt Zertifikat

Eine amtliche „GoBD-Zertifizierung“ gibt es nicht. Die Finanzverwaltung erteilt keine Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit, und Zertifikate Dritter binden sie nicht. Ob Ihre Ablage den GoBD entspricht, legen Sie selbst dar – in einer Verfahrensdokumentation. Für ein kleines Unternehmen darf die kurz sein: Auf welchen Wegen kommen Rechnungen herein, wo werden sie abgelegt, wer hat Zugriff, wie wird gesichert. Beruhigend dabei: Eine fehlende oder lückenhafte Verfahrensdokumentation ist nach den GoBD kein gewichtiger formeller Mangel, solange Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchführung nicht beeinträchtigt sind. Ein Freibrief ist das nicht – aber auch kein Grund zur Panik.

Pragmatische Umsetzung für kleine Unternehmen

Ein eigener Mail- oder Ablageordner nur für E-Rechnungen, eine einheitliche Benennung (etwa Datum und Lieferant), die XML-Originale unverändert aufbewahren und regelmäßig auf ein zweites Medium sichern – damit ist der Kern bereits abgedeckt. Sinnvoll ist außerdem, jede eingehende Rechnung direkt beim Eingang zu prüfen, etwa mit dem Dr.-Zahl-Prüfer: So fallen fehlerhafte Dateien auf, bevor sie acht Jahre im Archiv liegen.

Typische Stolperfallen bei der Betriebsprüfung

• Die XML-Datei wurde gelöscht, nur ein Ausdruck oder PDF-Export liegt vor – das Original fehlt.
• E-Rechnungen liegen verstreut in privaten und geschäftlichen Postfächern und sind nicht systematisch auffindbar.
• Ein Mailanbieter- oder Systemwechsel nach Jahren – alte Rechnungen wurden nicht mitgenommen und sind vor Ablauf der 8 Jahre verloren.
• Bei ZUGFeRD weicht das PDF-Bild vom eingebetteten XML ab und niemand hat es bemerkt – maßgeblich ist der strukturierte Teil.

Hinweis: Diese Seite erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.