Leitweg-ID: Was das ist, wo Sie sie finden und wohin sie in der XRechnung gehört

Wer eine Rechnung an eine Behörde oder einen anderen öffentlichen Auftraggeber stellt, stößt spätestens beim Erstellen der XRechnung auf die Leitweg-ID. Ohne sie – oder mit einer fehlerhaften ID – kommt die Rechnung beim Empfänger gar nicht erst an. Diese Seite erklärt, was hinter der Nummer steckt, wie sie aufgebaut ist und wo sie in der E-Rechnung eingetragen wird.

Was ist die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist ein Adressierungsmerkmal für die elektronische Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung. Sie sorgt dafür, dass eine E-Rechnung, die über eine zentrale Rechnungseingangsplattform eingereicht wird – etwa die ZRE des Bundes oder die OZG-RE –, automatisch an die richtige Behörde und dort an die zuständige Stelle weitergeleitet wird. Sie können sie sich als Postanschrift der Rechnung innerhalb der Verwaltung vorstellen.

So ist eine Leitweg-ID aufgebaut

• Grobadressierung: bis zu 12 Ziffern, identifiziert die empfangende Gebietskörperschaft. Die ersten beiden Ziffern stehen für das Bundesland (01–16) oder für den Bund (99); Bundesbehörden erkennen Sie am Beginn 991 bis 993.
• Feinadressierung (optional): bis zu 30 alphanumerische Zeichen für die interne Weiterleitung, etwa an ein Referat oder eine Kostenstelle.
• Prüfziffer: zwei Stellen am Ende, berechnet nach dem Verfahren Modulo 97-10 – demselben Prinzip wie bei der IBAN. Sie deckt Tippfehler auf.

Die Bestandteile werden durch Bindestriche getrennt, und auch die Bindestriche gehören zur ID: Wer sie weglässt oder verschiebt, erzeugt eine ungültige Leitweg-ID.

Wo finde ich die Leitweg-ID?

Als Rechnungssteller brauchen Sie keine eigene Leitweg-ID, und Sie können sie auch nicht selbst herleiten – sie gehört dem Rechnungsempfänger. Der öffentliche Auftraggeber teilt sie Ihnen mit, in der Regel mit der Bestellung, im Auftrag oder in den Vergabeunterlagen. Fehlt die Angabe, fragen Sie bei der beauftragenden Stelle nach, bevor Sie die Rechnung erstellen.

Leitweg-ID und Käuferreferenz (BT-10)

In der E-Rechnung wird die Leitweg-ID im Feld BT-10 („Buyer reference“, Käuferreferenz) übertragen. Die nationale Geschäftsregel BR-DE-15 des XRechnung-Standards verlangt, dass dieses Feld in jeder XRechnung gefüllt ist – auch dann, wenn der Empfänger keine Behörde ist. Bei Rechnungen an die öffentliche Hand gehört die Leitweg-ID hinein; im B2B-Geschäft genügt eine mit dem Kunden vereinbarte Referenz. Wie Sie das Feld in einer vorliegenden Datei kontrollieren, zeigen unsere Anleitungen zum Öffnen von XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien.

Was passiert, wenn die Leitweg-ID fehlt oder falsch ist?

Die Rechnungseingangsplattformen validieren die Angaben bei der Einreichung. Eine XRechnung ohne Käuferreferenz scheitert bereits an der Regel BR-DE-15; eine formal ungültige Leitweg-ID wird mit einer Fehlermeldung zurückgewiesen. Die Rechnung erreicht den Empfänger dann nicht, und die Zahlung verzögert sich, bis Sie korrigiert neu einreichen. Häufige Ursachen sind Zahlendreher, fehlende Bindestriche oder eine veraltete ID aus einem früheren Auftrag.

Die Pflicht, Behörden elektronische Rechnungen zu stellen, besteht übrigens unabhängig von der E-Rechnungspflicht im B2B-Geschäft – und unabhängig von der Pflicht, seit 2025 selbst E-Rechnungen zu empfangen.

Bevor Sie eine XRechnung einreichen, lohnt ein Blick in die Datei: Der Dr.-Zahl-Prüfer zeigt den Inhalt lesbar an und weist darauf hin, wenn die Käuferreferenz fehlt. Das erspart eine Ablehnung durch die Plattform.

Hinweis: Diese Seite erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.